Chia sẻ này được viết bởi chị Vưu Lệ Quyên – Tổng giám đốc của Biti’s, và được xuất bản lần đầu trên tạp chí Planet Lean
Là những người thực hành Lean, chúng tôi thường tự hào về khả năng loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. Đây là những kỹ năng mà nhiều người trong chúng tôi phải mất nhiều năm để thành thạo. Nhưng theo thời gian, tôi bắt đầu tự hỏi mình một câu hỏi sâu sắc hơn: điều gì sẽ đến tiếp theo? Ngay cả khi chúng tôi rất giỏi các công cụ Lean, chúng tôi vẫn phải vật lộn với thách thức cơ bản nhất: yếu tố con người. Làm thế nào để chúng tôi chuyển từ văn hóa tuân thủ đơn thuần sang văn hóa tin tưởng, tôn trọng và cam kết? Điều gì thực sự thúc đẩy sự cải tiến liên tục trong dài hạn?
Với chúng tôi, câu trả lời bắt đầu xuất hiện khi chúng tôi khám phá điều gì sẽ xảy ra nếu kết hợp phương pháp Lean với khoa học về hạnh phúc. Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi bắt đầu nhìn nhận quá trình chuyển đổi Lean của mình như là sự gắn bó mật thiết với hạnh phúc nội tâm của con người, cũng như các hệ thống và quy trình? Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi chủ động thiết kế một mô hình tích hợp trí tuệ, trái tim và hành động của con người?
Câu hỏi này đã trở thành nền tảng cho mô hình kinh doanh của chúng tôi.
MỘT THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA VỚI LỊCH SỬ LÂU ĐỜI
Biti’s là một công ty có nền tảng vững chắc trong xã hội Việt Nam. Chúng tôi được thành lập vào năm 1982, chỉ 7 năm sau khi chiến tranh kết thúc, trong thời điểm đất nước vẫn đang trong giai đoạn tái thiết. Trải qua bốn thập kỷ, chúng tôi đã phát triển thành một trong những thương hiệu giày dép được tin cậy nhất tại Việt Nam.
Hiện nay, chúng tôi sản xuất hơn 18 triệu đôi giày mỗi năm và có hơn 6200 nhân viên. Hoạt động của chúng tôi bao gồm bốn nhà máy, chủ yếu nằm ở miền Nam Việt Nam, cùng với sáu chi nhánh phân phối trong nước, 24 nhà phân phối ở nước ngoài, khoảng 200 cửa hàng bán lẻ và hơn 800 kênh phân phối trên toàn quốc.
Đối với nhiều gia đình Việt Nam, sản phẩm của Biti đã là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày qua nhiều thế hệ. Mọi người thường gọi chúng tôi là thương hiệu quốc gia, và chúng tôi luôn coi trọng trách nhiệm đó. Phục vụ các gia đình Việt Nam luôn là trọng tâm sứ mệnh của chúng tôi.
Nhưng lịch sử lâu đời của chúng tôi cũng mang đến một số thách thức. Vì Biti’s được thành lập ngay sau chiến tranh, công ty đã phát triển một văn hóa quản lý rất kỷ luật và theo kiểu từ trên xuống dưới. Nhiều nhân viên đầu tiên của chúng tôi xuất thân từ gia đình làm nông, vì vậy cấu trúc chặt chẽ và sự chỉ đạo mạnh mẽ được coi là cần thiết để đảm bảo năng suất trong môi trường nhà máy.
Trong nhiều năm, hệ thống này đã hoạt động hiệu quả. Nó giúp chúng tôi xây dựng năng lực sản xuất và phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, theo thời gian, chúng tôi bắt đầu nhận thấy những vấn đề phát sinh. Thế hệ trẻ ít bị thu hút bởi kiểu môi trường làm việc phân cấp này, và việc tuyển dụng nhân tài trở nên khó khăn hơn. Đồng thời, nhiều nhân viên ngần ngại trở thành quản lý vì họ thấy các nhà quản lý phải chịu áp lực rất lớn từ ban lãnh đạo cấp cao.
Tóm lại, chúng tôi nhận ra rằng văn hóa công ty đã trở nên quá thiên về nỗi sợ hãi. Nếu muốn tiếp tục phát triển và duy trì khả năng cạnh tranh, chúng tôi cần phải thay đổi. Câu hỏi mà chúng tôi tự đặt ra rất đơn giản: làm thế nào để chuyển đổi một nền văn hóa sợ hãi thành một nền văn hóa quan tâm và yêu thương hơn trong công ty?
KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN HẠNH PHÚC
Năm 2018, chúng tôi đã khởi động dự án mà chúng tôi gọi là Dự án Hạnh phúc tại Biti’s. Ý tưởng là đặt hạnh phúc của con người làm trọng tâm trong quá trình chuyển đổi của chúng tôi.
Để hướng dẫn chúng tôi, chúng tôi đã mời Tiến sĩ Hà Vĩnh Thọ, người từng giữ chức giám đốc chương trình của Trung tâm Hạnh phúc Quốc gia Bhutan. Bhutan nổi tiếng với việc đánh giá sự tiến bộ quốc gia không chỉ thông qua các chỉ số kinh tế mà còn thông qua hạnh phúc và sự an lành. Chúng tôi muốn tìm hiểu cách áp dụng những ý tưởng đó vào trong một tổ chức.
Dự án của chúng tôi tập trung vào từng cá nhân. Chúng tôi tin rằng hạnh phúc của tổ chức phụ thuộc vào hạnh phúc của mỗi người trong đó. Vì vậy, chúng tôi bắt đầu trang bị cho nhân viên những gì chúng tôi gọi là “kỹ năng hạnh phúc”, được xây dựng dựa trên sự kết nối với chính bản thân, kết nối với người khác và kết nối với thiên nhiên.
- Kết nối với chính mình bắt đầu từ chánh niệm. Chúng tôi đào tạo nhân viên về các phương pháp chánh niệm giúp họ phát triển nhận thức bản thân tốt hơn, sự rõ ràng về cảm xúc và khả năng tập trung. Khi mọi người hiểu rõ hơn về cảm xúc và suy nghĩ của chính mình, họ sẽ học hỏi, phát triển và đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.
- Việc kết nối với người khác tập trung vào giao tiếp. Chúng tôi dạy kỹ năng lắng nghe sâu sắc và lời nói đầy lòng trắc ẩn để các đồng nghiệp có thể tương tác với nhau một cách tôn trọng và hiệu quả hơn.
- Mối liên hệ thứ ba là với thiên nhiên. Chúng tôi giúp nhân viên hiểu tầm quan trọng của nhận thức về môi trường và nhận ra thiên nhiên là nguồn mang lại hạnh phúc và sự cân bằng.
TẠO KHÔNG GIAN CHO HẠNH PHÚC TẠI NƠI LÀM VIỆC
Tất nhiên, chỉ đào tạo thôi là chưa đủ. Chúng tôi muốn những thực hành này trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày tại Biti’s. Đó là lý do tại sao, ví dụ, mỗi cuộc họp trong công ty chúng tôi đều bắt đầu bằng 2 phút thiền định. Khoảng lặng ngắn này cho phép mọi người tĩnh tâm trước khi bắt đầu thảo luận. Chúng tôi cũng bắt đầu các cuộc họp bằng một phần hỏi thăm ngắn. Trước khi nói về nhiệm vụ hoặc vấn đề, chúng tôi dành một chút thời gian để kết nối với nhau và hiểu cảm xúc của mọi người. Mỗi bộ phận cũng được dành 1 giờ mỗi tuần cho vòng tròn chia sẻ. Trong thời gian này, nhân viên thực hành các bài tập thiền định, suy ngẫm về kinh nghiệm của họ và củng cố mối quan hệ với đồng nghiệp. Những buổi này giúp tạo ra cảm giác gắn kết mạnh mẽ hơn trong các nhóm.
Để đánh giá tiến độ của mình, chúng tôi tiến hành một cuộc khảo sát hàng năm dựa trên khuôn khổ Chỉ số Hạnh phúc Quốc gia (Gross National Happiness). Cuộc khảo sát bao gồm 117 câu hỏi thuộc 9 lĩnh vực: sức khỏe tâm lý, sức khỏe thể chất, quản trị tốt, sức sống cộng đồng, đa dạng sinh thái và khả năng phục hồi, văn hóa, sử dụng thời gian, giáo dục và mức sống.
Sau khi nhận được kết quả, các nhóm sẽ họp lại để thảo luận. Nếu một lĩnh vực cụ thể nhận được điểm thấp, chúng tôi sẽ tìm cách cải thiện nó. Mục tiêu của chúng tôi là tạo ra sự cân bằng trên tất cả các lĩnh vực về sức khỏe.
KẾT HỢP HẠNH PHÚC VỚI PHƯƠNG PHÁP TINH GỌN
Trong quá trình phát triển Dự án Hạnh phúc, quá trình chuyển đổi theo phương pháp Lean của chúng tôi cũng tiến triển. Đối với chúng tôi, Lean trở thành một biểu hiện tự nhiên của giá trị cốt lõi về cải tiến liên tục. Được sự hỗ trợ của thầy Khoa Nguyễn từ Kim Đăng Consulting, chúng tôi đã thiết kế một “Ngôi nhà Lean” tích hợp các công cụ Lean truyền thống với triết lý lấy con người làm trung tâm của chúng tôi:
- Ở cấp độ nền tảng, chúng tôi đã triển khai các thực hành như 6S, Quản lý Trực quan, Loại bỏ Lãng phí, cải thiện sức khỏe và an toàn, và tính linh hoạt của lực lượng lao động.
- Ở cấp độ vận hành, chúng tôi đã áp dụng các công cụ như Lập Sơ đồ Lưu trình Giá trị (VSM), thiết lập Dòng chảy Liên tục, Hệ thống Kéo Kanban và bố trí Lean Cell Layout.
- Về chất lượng, chúng tôi đã áp dụng các hệ thống như Poka-yoke, Andon, Giải quyết Vấn đề với tư duy PDCA và Tiêu chuẩn hóa Công việc (Standardized Work).
- Trên đỉnh cao là mục tiêu lớn hơn của chúng tôi: đóng góp vào sự phát triển bền vững đồng thời xây dựng một văn hóa hỗ trợ con người, quy trình và môi trường.
Chúng tôi đã chứng kiến những kết quả hoạt động đáng kể nhờ sự thay đổi trong văn hóa công ty và hành trình áp dụng phương pháp sản xuất tinh gọn.
Bằng cách thiết kế lại bố cục và cải thiện quy trình, chúng tôi đã giảm đáng kể khoảng cách và chi phí vận chuyển bên trong nhà máy. Khu vực sản xuất trở nên hiệu quả hơn nhiều. Ví dụ, diện tích chuyền may giảm 24%, chuyền hoàn thiện giảm 51%, quy trình in lụa giảm 53% và diện tích kho giảm 44%.
Tổng vốn đầu tư vào Lean của chúng tôi vào khoảng 8 tỷ đồng, trong khi chi phí tiết kiệm được đạt khoảng 10 tỷ đồng, mang lại lợi nhuận đầu tư hơn 25%. Chúng tôi cũng giảm được mức tiêu thụ nhiên liệu, điện năng và bao bì nhựa, góp phần đạt được các mục tiêu về môi trường.
Nhưng một số kết quả ý nghĩa nhất lại mang tính xã hội hơn là tài chính. Nhờ Lean, chúng tôi đã giải phóng được không gian nhà máy, cho phép tạo ra các cơ sở vật chất mới hỗ trợ nhân viên. Một trong những ví dụ tôi thích nhất là trường mẫu giáo mà chúng tôi đã xây dựng trong nhà máy ở Sài Gòn.
Khoảng 70% lực lượng lao động của chúng tôi là phụ nữ, nhiều người trong số họ là các bà mẹ. Trường mẫu giáo cho phép họ đưa con đến nơi làm việc và thăm con trong giờ nghỉ. Nó cung cấp một môi trường an toàn và chu đáo cho trẻ em, đồng thời mang lại sự an tâm cho các bậc phụ huynh. Đối với tôi, đây là một trong những kết quả đẹp nhất của Lean: bằng cách cải thiện hiệu quả, chúng tôi đã tạo ra không gian cho một điều gì đó mang tính nhân văn sâu sắc.
NHỮNG BÀI HỌC TỪ HÀNH TRÌNH CỦA CHÚNG TÔI
Qua kinh nghiệm của mình, tôi nhận thấy rằng thành công của Lean chủ yếu phụ thuộc vào con người. Tại Biti’s, chúng tôi bắt đầu từ quy mô nhỏ, thử nghiệm các ý tưởng với các nhóm tận tâm và trực tiếp thu hút nhân viên tham gia vào quá trình này. Chúng tôi cũng nhận ra tầm quan trọng của việc chuẩn bị tâm lý cho mọi người trước khi đưa ra những thay đổi.
Trước khi triển khai các sáng kiến tinh gọn, chúng tôi tập trung vào việc xây dựng sự sẵn sàng nội tại thông qua đào tạo về hạnh phúc. Bằng cách tăng cường chánh niệm, nhận thức cảm xúc và sự kết nối, nhân viên trở nên cởi mở hơn với sự chuyển đổi. Chúng tôi cũng sử dụng các phương pháp Quản lý Sự thay đổi có cấu trúc, chẳng hạn như mô hình tám bước của Kotter, để hướng dẫn quá trình chuyển đổi.
Quan trọng nhất, chúng tôi đã làm rõ rằng Lean không phải là “loại bỏ việc làm” mà là “giúp chúng tôi làm việc hiệu quả hơn cùng nhau”.
Đối với chúng tôi, Lean và hạnh phúc là 2 mặt của cùng một sự chuyển đổi. Khi mọi người cảm thấy được kết nối, tôn trọng và trân trọng, việc cải tiến liên tục sẽ trở nên tự nhiên. Và khi Lean tạo ra các quy trình và môi trường tốt hơn, mọi người sẽ có nhiều không gian hơn để phát triển. Cuối cùng, tôi tin rằng động lực thực sự của Lean không phải là các công cụ chúng tôi sử dụng, mà là hạnh phúc của những người sử dụng chúng.