Không giống như các doanh nghiệp tư nhân vốn dựa vào sự cạnh tranh và lực lượng thị trường để thúc đẩy hiệu quả, các chính phủ (government) và khu vực công (public sector) trên khắp thế giới thường phải vật lộn với sự trì trệ của bộ máy quan liêu, các quy trình rời rạc, thiếu sự phối hợp giữa các chức năng và tình trạng kém hiệu quả ăn sâu bám rễ. Điều này ảnh hưởng xấu đến việc cung cấp dịch vụ cho công chúng, tăng chi phí hành chính, gánh nặng cho người nộp thuế, và sự thất vọng cho cả công chúng và nhân viên chính phủ.
Lean Government: Giải Pháp Tinh Gọn Cho Khu Vực Công
“Lean Government” là một phương pháp có hệ thống để giúp các tổ chức ở khu vực công cải thiện chất lượng dịch vụ, giảm lãng phí và tạo ra mô hình quản trị đặt công chúng làm trung tâm. Các chương trình tinh giảm chính phủ truyền thống thường tập trung vào giảm biên chế hoặc cắt giảm ngân sách, nhưng có thể dẫn đến rủi ro giảm chất lượng dịch vụ công nếu được triển khai riêng lẻ, trong khi đó, “Lean Government” tập trung cắt giảm những hoạt động không tạo ra giá trị, và làm tốt hơn những hoạt động mang lại lợi ích cho công chúng.
Một động lực chính thúc đẩy việc áp dụng Lean Government là khả năng tối đa hóa giá trị với nguồn lực hạn chế. Không giống như các doanh nghiệp tư nhân, các cơ quan chính phủ không hoạt động vì lợi nhuận mà là quản lý và giám sát dịch vụ công, giúp cho quốc gia có thể vận hành ở mức độ căn bản nhất. Vì vậy, Lean Goverment phải tập trung đồng thời vào cả 3 khía cạnh:
- Chi tiêu ngân sách hiệu quả.
- Quy trình hiệu quả, làm cho dịch vụ công dễ tiếp cận hơn.
- Duy trì sự tuân thủ, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Lãng Phí Trong Dịch Vụ Công Và Cách Tiếp Cận:
Lãng phí trong dịch vụ công thường ăn sâu vào các quy định, chính sách và hệ thống cũ. Việc xác định và loại bỏ lãng phí này đòi hỏi một cách tiếp cận có cấu trúc, tận dụng các khái niệm tinh gọn như 8 loại lãng phí để chẩn đoán tình trạng kém hiệu quả.
| 8 loại lãng phí DOWNTIME | Ví dụ |
| Defects | Lỗi và sai sót trong quá trình phê duyệt, lập biên bản, thực hiện báo cáo, … làm chậm trễ việc cung cấp dịch vụ và quản lý hành chính. (Đọc thêm: Một số sai sót thường gặp trong việc lập biên bản vi phạm hành chính – Cổng thông tin Chính quyền Hà Nội). |
| Overproduction | Tạo ra các báo cáo trùng lặp, dữ liệu không cần thiết và không hỗ trợ cho mục tiêu quyết định hành chính và quản lý nhà nước. (Đọc thêm: “Vấn nạn” báo cáo và phương hướng khắc phục để nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước – Tạp chí Tổ Chức Nhà Nước |
| Waiting | Thủ tục hành chính, thủ tục phê duyệt, quy trình mua sắm và ra quyết định chậm trễ. (Đọc thêm: Thủ tục hành chính còn rườm rà, bộ máy tổ chức còn nhiều tầng nấc – Báo Thanh Tra Chính Phủ). |
| Non-utilized Talents | Bộ máy quan liêu cứng nhắc không tận dụng được hết chuyên môn và khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên, công chức. (Đọc thêm: Vì sao khó thu hút người tài vào khu vực công? – Báo QĐND; Nhân tài và chính sách thu hút, sử dụng nhân tài cho nền công vụ Việt Nam – Cổng thông tin Bộ Nội Vụ). |
| Transportation | Di chuyển nhiều để luân chuyển hồ sơ giấy tờ, hoàn thành thủ tục không cần thiết giữa các cơ quan và phòng ban. (Đọc thêm: Cán bộ xã mỗi ngày vác 10kg giấy tờ chạy đi chạy lại giữa 2 trụ sở – Báo Dân Trí; Công khai trình tự thủ tục để không phải xách hồ sơ chạy lòng vòng – Báo Tiền Phong) |
| Inventory | Lưu trữ quá nhiều hồ sơ giấy tờ dưới dạng thủ công thay vì số hóa. |
| Motion | Văn phòng, hồ sơ, báo cáo được bố trí và phân loại không hiệu quả, yêu cầu nhân viên phải dành nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu, giấy tờ cần thiết. (Đọc thêm: “Vấn nạn” báo cáo và phương hướng khắc phục để nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước – Tạp chí Tổ Chức Nhà Nước) |
| Extra-processing | Quy định quá phức tạp, chồng chéo và lặp đi lặp lại, tạo ra gánh nặng không cần thiết cho công chúng và doanh nghiệp (Đọc thêm: Làm thủ tục hành chính trực tuyến phải đi kèm 2 bộ hồ sơ giấy dán tem – Báo Tuổi Trẻ; Thủ tục đầu tư dự án còn quá phức tạp, rườm rà – Bảo Tuổi Trẻ). |
Công Cụ Lean Trong Khu Vực Công:
Khi đã hình dung ra được các điểm lãng phí và kém hiệu quả, các cơ quan chính phủ có thể áp dụng những công cụ Lean để cải thiện hiện trạng. Việc áp dụng công cụ Lean vào hoạt động của khu vực công cũng tương tự như áp dụng trong ngành dịch vụ, ví dụ như:
Value Stream Mapping (VSM) là một công cụ quan trọng giúp các cơ quan chính phủ hình dung và cải thiện dòng chảy giá trị trong các quy trình phức tạp, tăng tính minh bạch và giúp các lãnh đạo phân bổ nguồn lực hợp lý. Ví dụ: Các quy trình như cấp phép hoặc phê duyệt thường kéo dài qua nhiều phòng ban và các viên chức khó có thể nắm bắt được nơi nào cần cải tiến. VSM cho phép các đội ngũ lập bản đồ trạng thái hiện tại, xác định các bước không tạo ra giá trị và thiết kế trạng thái tương lai hiệu quả hơn. Chẳng hạn Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ (EPA), đã sử dụng VSM để tái cấu trúc quy trình thiết lập tiêu chuẩn chất lượng nước (WQS – Water Quality Standard), giảm số bước từ 50 xuống 26, rút ngắn thời gian từ vài năm xuống còn vài tháng. Lập Sơ Đồ Lưu Trình Giá Trị (VSM) để trực quan hóa cách thức công việc diễn ra từ đầu đến cuối, giúp nắm bắt được các lãng phí và nút thắt cổ chai trong quy trình.
Tư duy A3 PDCA giúp các nhóm khu vực công cải thiện việc ra quyết định và giải quyết các thách thức mang tính hệ thống, bằng cách tư duy và sử dụng phương pháp báo cáo một trang A3 PDCA. Công cụ này buộc các công chức, viên chức phải:
- Xác định rõ ràng vấn đề (ví dụ: Điểm đánh giá của công dân về tiến độ giải quyết thủ tục “Báo cáo nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài” tại thị xã Ba Đồn, tỉnh Quảng Bình trong năm 2024 đạt 12.8 trên thang điểm 20 của Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia, thuộc nhóm thấp nhất cả nước).
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng các phương pháp định tính và định lượng.
- Phát triển các giải pháp thực tế, có thể đo lường được.
5S & Quản lý trực quan: Một thống kê của Cơ quan Bảo vệ Môi sinh Hoa Kỳ (EPA) cho biết các nhân viên hành chính mất trung bình 15–30% thời gian để tìm tài liệu hoặc xử lý hồ sơ lộn xộn. Để khắc phục, các cơ quan chính phủ cần áp dụng 5S & Quản Lý Trực Quan để sắp xếp không gian làm việc có tổ chức và hiệu quả hơn, phù hợp với môi trường lưu trữ nhiều tài liệu, giấy tờ dễ bị xáo trộn và thất lạc. Bên cạnh đó, 5S còn có thể áp dụng vào kho vật tư công nhằm quản lý thiết bị, dụng cụ văn phòng tốt hơn, hỗ trợ cho việc kiểm kê hiệu quả.
Kaizen Event là một sự kiện cải tiến có thể mang lại kết quả tức thì cho các cơ quan chính phủ, yêu cầu sự tập trung của đội ngũ đa chức năng để giải quyết các vấn đề cụ thể trong vài ngày. Công cụ này thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và các bên liên quan, tạo động lực để thay đổi nhanh chóng, có tính vòng lặp liên tục mà không cần đầu tư dài hạn, rất phù hợp với môi trường chính phủ vốn có quy trình giải ngân mất nhiều thời gian, yêu cầu tiết kiệm ngân sách và nguồn lực trong khi nhu cầu cải thiện dịch vụ từ công chúng luôn cao.
